כנס עסקי הוא ההזדמנות להגיע ללקוחות חדשים, לייצר שיתופי פעולה או לגייס נותני חסויות, אבל כדי להצליח ולבלוט חשוב מאוד להשקיע בתהליך הפקת כנסים מקצועיים בדרך לאירוע מנצח.
כנס B2B מוצלח מתחיל הרבה לפני שהמרצה הראשון עולה לבמה. הוא מתחיל בבחירה נכונה של מיקום, בתכנון חכם של הסדר ובהתאמה של התכנים, המרצים והתוכנית לקהל. לפניכם כל הדרכים להפיק אירוע שיבליט אתכם לעומת המתחרים:
בחירה חכמה של אולם כנסים
מרחב חוץ ופנים משולב -מומלץ לבחור מקום שמשלב בין חוץ לפנים לשינוי אווירה ולתכנן זרימה נעימה בין המקומות כשהמעבר בין אזור ההרצאות לאזור התערוכה עובר דרך פינת נטוורקינג מעוצבת או שהמוזמנים יכולים לשוחח.
חלוקה מודולרית של החלל -בדקו אפשרות לפצל את המתחם לחדרי דיון קטנים לצד אולם מרכזי גדול מאפשרת קיום סשנים מקבילים, ומשדרת לכל משתתף שיש לו מסלול מותאם אישית לצרכיו.
נגישות ושירות לוגיסטי חלק -מיקום קרוב לכבישים מהירים עם חניה נוחה מבטיח שהמשתתפים מגיעים רגועים ופתוחים לקשרים עסקיים, ולא עצבניים מעומסי כניסה.
טכנולוגיית רישום ותוכן מרתק
ערכת QR אישי לכל רשום רצוי להצטייד מראש במערכת שמאפשרת סריקה בשנייה אחת בכניסה כולל אפליקציה ייעודית לכנס שכוללת לוח זמנים אינטראקטיבי, מפת המתחם וצ'אט בין משתתפים. כמו גם תחנות self check-in ממוחשבות הפרוסות בכמה נקודות יכולות לסייע
חיבור Wi-Fi מהיר ויציב – חלק בלתי נפרד מתהליך של הפקת כנסים מקצועיים הוא לוודא שהאולם מרשות היטב ומאפשר הצגת מצגות, שידורים חיים ותיעוד בזמן אמת כמו גם מסכי הקרנה עצמאיים בכל חדר שמבטיחים שלא יהיה ולו רגע אחד שבו חלק מהקהל מחמיץ תוכן.
תמהיל תוכן – בעת הפקת כנסים מקצועיים חשוב לגבש תמהיל מעניין שמותאם לקונספט, למשתתפים ומותאם לקצב ההתפתחות של היום וחשבו על שילוב וגיוון בתכנים כמו פאנלים, חידונים אינטראקטיביים, זמן למינגלינג ונטוורקינג ועוד.
איך ליצור כנס מקצועי יוצא דופן?
קולינריה ברמת שף – גבשו תפריט גמיש המותאם לאופי הכנס, מארוחת בוקר עניינית ועד ארוחת צהריים בישיבה שיוצרת הזדמנות לשיחה בדגש על חומרי גלם עונתיים איכותיים ופרזנטציה אסתטית של המנות.
סביבה טבעית כגורם מבדל – כנס בלב שמורת טבע בעמק האלה, בשונה מהכנסים העירוניים הרגילים, מעניק למשתתפים תחושה של יציאה מהשגרה ושל חוויה מיוחדת וזכירה.
צוות מקצועי בשטח – ניהול לוגיסטי מיומן שדואג לכל הפרטים הטכניים והאירוח בזמן אמת מאפשר למארגן להתרכז בבניית קשרים ובהצגת הערך שהוא מביא לתעשייה.
אם אתם שוקלים לארגן כנס B2B שישים את החברה שלכם על המפה, חוות דרך ארץ מציעה את כל הרכיבים הללו תחת קורת גג אחת – מתחם מרהיב, תשתית טכנולוגית, קולינריה יוצאת דופן וניסיון עשיר בהפקת כנסים מקצועיים.
שאלות ותשובות על כנס B2B
מה ההבדל בין כנס B2B מוצלח לכנס שמסיים בהפסד?
ההבדל המרכזי הוא בתכנון האסטרטגי של הכנס תוך חשיבה על החוויה של המשתתפים, החל מחוויית ההגעה, דרך פריסת המתחם שמעודדת נטוורקינג ועד תמהיל תוכן מגוון.
כיצד בוחרים מיקום לכנס עסקי שמרגש ולא רק פונקציונלי?
מיקום שמשלב נגישות גבוהה במרכז הארץ עם סביבה מיוחדת כמו גן אירועים בלב שמורת טבע יוצר רושם שנשאר הרבה אחרי הכנס. חשוב לבחור מקום עם גמישות מרחבית, תשתית טכנית ואפשרויות קולינריות בסטנדרט גבוה.
איך מונעים את תסמונת 'הקהל הנרדם' אחרי ארוחת הצהריים?
הפתרון הוא שינוי קצב מכוון: סשן קצר ועניין אחרי ההפסקה, אחריו דיון קבוצתי שגורר מעורבות פעילה ולאחר מכן הדגמה חיה. חלל חיצוני לקפה ואתנחתא בשעות אחר הצהריים הוא יתרון משמעותי שמאפשר לאוורר את הקהל ולחדש אנרגיה לקראת ההרצאות הבאות.
