התקשורת בין העובדים בעסק ובין לקוחות וספקים היא מרכיב משמעותי בפעילות ובהצלחה של כל חברה עסקית. ההתפתחויות הטכנולוגיות בעולם המחשבים והתקשורת, פתחו בפני העסקים אפשרויות חדשות שלא היו קיימות בעבר, ביניהן שימוש במרכזיה וירטואלית. שרות זה מהווה תחליף למרכזיה הרגילה, והוא מאפשר יעילות עסקית ותקשורת חכמה ברמה מתקדמת.

מרכזיה וירטואלית היא שירות המוצע לעסקים עי" חברות שונות המתמחות בתקשורת ומחשבים. המרכזיה מופעלת ע"י חוות השרתים של חברה חיצונית, והשירות עובר לעסק באמצעות האינטרנט או באמצעות שירותי ענן. מרכזיה וירטואלית מספקת פונקציות שונות, בדומה למרכזיית  IP או מרכזיה רגילה: קבוצות חיוג, מענה קולי, ניתוב שיחות, שיחות ועידה, הגדרת שלוחות, העברת שיחות, מוזיקת המתנה, אפשרות להקלטת שיחות ועוד. את השיחות תוכלו לבצע באמצעות טלפון רגיל או באמצעות מחשב. בשרותי ענן, התשלום לחברה שמספקת את השירות הנו לפי שימוש בפועל (זמן שיחות). למידע נוסף בנושא זה בקרו כאן

היתרונות של מרכזיה וירטואלית

מרכזיה וירטואלית מתאימה בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים ויש לה כמה יתרונות:

        –       התפעול השוטף נעשה ע"י חברה חיצונית (המספקת את השירות), כך שזה משחרר את העסק עצמו מהצורך לדאוג לתפעול המערכת- אם ישנה תקלה אתה לא צריך להזמין טכנאי.

        –       אין צורך ברכישת ציוד מיוחד כגון שרת (בניגוד למרכזיה רגילה), כך שזה חוסך לכם עלויות התחלתיות של כמה אלפי         שקלים.

        –       בזכות שירות זה גם עסקים קטנים יכולים ליצור רושם על הלקוח של חברה גדולה ורצינית.

        –       שינויים בהפעלה נעשים בקלות  וללא צורך בחיווט.

        –       אין הגבלה במספר הקווים והשלוחות, להבדיל ממרכזיה רגילה. תוספת שלוחה או קו נעשית ע"י שינוי ההגדרות, כך שהמערכת יכולה להתאים את עצמה לצמיחה והתרחבות של העסק.

        –       מאפשרת איכות תקשורת טובה (שיחות צלולות).

        –       מרכזיה וירטואלית מאפשרת אופציות שאינן קיימות במרכזיה רגילה: ניתוב שיחות לטלפון הסלולרי של העובדים ושילוב עם דואר אלקטרוני. ניתוב השיחות למכשיר הסמרטפון מאפשר לעבוד גם מחוץ למשרד, ובכך מעניק לעובדים חופש תנועה תוך שמירה על תקשורת רציפה עם המשרד. ניתן לשלב במערכת גם עובד שהוא פרילנסר שעובד מהבית.

        –       מתאימה גם לעסקים בעלי סניפים שונים בארץ או במדינות שונות עולם, היות והמרכזיה מאפשרת לחבר בין שלוחות הנמצאות במרחק אחת מהשנייה. למעשה, בזכות שימוש בטכנולוגיה מתקדמת המרחק הגאוגרפי מאבד משמעות.

        –       החברה שמספקת את השירות דואגת לשדרוג המערכת, על מנת להבטיח רמת תקשורת מתקדמת.

בחירת הספק והעסקה הנכונה

חשוב לדעת שהעלות של מרכזיה וירטואלית היא לא בהכרח נמוכה יותר מהעלות של מרכזיה רגילה. יחד עם זאת, התמורה שאתם מקבלים תהיה גדולה יותר. אם אתם מתלבטים בין ספקים שונים, כדאי לקחת בחשבון מספר שיקולים: אמינות הספק ואיכות השירות, עלות ותנאי העסקה שהספק מציע לכם. לפני שחותמים על עסקה עם ספק מסוים כדאי לבדוק כמה דברים: לכמה זמן אתם מתחייבים והאם במידה ותרצו לבטל את השירות תוכלו לעשות זאת, בהתראה מראש; האם אתם מתחייבים למחיר ישישאר קבוע, או במידה ובעתיד תהיה ירידה במחירים תוכלו ליהנות מכך (היות ומדובר בתחום שהולך ומתפתח, ככל הנראה צפויה ירידה במחירים בשנים הקרובות).