כשבוחרים מדפסת עסקית, הרבה פעמים ההחלטות מבוססות רק על עלות המדפסת, מבלי לתת את הדעת על הדרישות הספציפיות של העסק או על נפח ההדפסות והצילומים הנדרשים

האמת היא שאם לא לוקחים בחשבון גורמים אלה ואחרים, מדפסת זולה יכולה להיראות כהשקעה כדאית. אבל, אל תתפלאו אם בסופו של דבר העלות הכוללת של ההדפסות והצילומים במשרד תהיה הרבה יותר גבוהה מהחיסכון שרציתם להשיג בבחירת המדפסת הזולה.

פתרונות הדפסה וצילום לעסק דורשים שיקול דעת מעמיק ובחינה של מספר תחומים שיבטיחו את ערכה המקסימאלי של המדפסת ואת התפוקה והיעילות שלה.

למרות שהמגמה העולמית היום היא לצמצם את כמות ההדפסות כדי להיות ידידותיים יותר לסביבה, עדיין "משרד ללא נייר" די רחוק מהמציאות, ועדיין צריך להדפיס פיזית חוזים, כרטיסי ביקור ומסמכים חיוניים אחרים. משום כך, המדפסת נותרה ציוד משרדי חיוני ביותר.

רכישת מדפסת רגילה או מדפסת משולבת (שמספקת גם צילום, סריקה, וחיבור לדוא"ל), תוך התבססות רק על מחיר המדפסת, מבלי לקחת בחשבון את דרישות עומס העבודה, יכולה להוביל לכישלון מהיר של פעילות המדפסת.

בחירה במדפסת שמתאימה לצרכי העסק

לאמתו של דבר, בחירת המדפסת הנכונה דורשת הבנה של צרכי העסק.
נפח ההדפסות: השיקול הראשון והחשוב ביותר הוא בחינת נפח ההדפסה. מספר רב של הדפסות מצריך מדפסת שיכולה להתמודד עם צרכים אלה. לכן, בדקו את מחזור הפעילות של המדפסת כדי לקבל אינדיקציה לגבי הכמויות שאיתם המדפסת יכולה להתמודד על בסיס חודשי. מדפסות שנחשבות ל"סוס עבודה" יכולות להתמודד עם כ-200,000 דפים בחודש, מה שמבטיח שהמדפסת לא תתקע בגלל שימוש יתר.

טונר ודיו: נפח ההדפסה והצילומים מתייחס גם לדיו. הדפסת מספר רב של דפים עם מחסנית טונר נמוכה או סטנדרטית מצריכה החלפת הטונר בתדירות גבוהה. מדובר לא רק הוצאה נוספת, אלא גם בעיכוב העבודה, כי את הטונר צריך להחליף פיזית. מחסנית טונר גבוהה יכולה להדפיס עד כ-26,000 דפים, ובכך לצמצם גם את עלות ההדפסה של כל דף וגם את הצורך לנהל מעקב תכוף אחר מלאי הדיו במדפסת.

מגשים להזנת הנייר: אם המדפסת יכולה להכיל רק 50 דפי נייר, יהיה צורך למלא אותה בתדירות גבוהה, מה שיפגע ביעילות העבודה. מדפסות גדולות יכולות להכיל עד 3,000 דפי נייר, מה שאומר שהנייר במדפסת לא ייגמר לעיתים קרובות.

חיבורי המדפסת

גורמים אחרים שצריך לזכור לפני שבוחרים מדפסת הם מספר המשתמשים שתהיה להם גישה למדפסת, כמו גם מהירויות ההדפסה ואיכות ההדפסה. מדפסות רבות, כמו גם מדפסת משולבת, אפשר היום לחבר בקלות לרשת. בדקו אם המדפסת מצריכה חיבור פיזי לרשת או מאפשרת חיבור אלחוטי זמין. חשוב גם לבדוק את מספר ההתקנים שניתן לחבר מהרשת למדפסת.

מהירות המדפסת

מבחינת המהירות, הזמן שלוקח למדפסת להדפיס ולספק את העמוד הראשון לאחר שקיבלה את נתוני ההדפסה מהמחשב – יכול להשפיע על פריון העבודה. אם המדפסת איטית המשתמשים יצטרכו להמתין עד שהמסמכים שלהם יודפסו. מהירויות המדפסת חשובות גם בהדפסת מסמכים כבדים שדורשים זמן הדפסה ארוך יותר בעיקר כשהמדפסת איטית.

אבטחה

אבטחה היא גורם נוסף שצריך לקחת בחשבון בעת רכישת מדפסת, במיוחד בארגונים גדולים שמדפיסים מסמכים רגישים. פונקציית הצפנה, רשת מאובטחת ושחרור הדפסות באמצעות קוד אישי, מונעים שימוש במדפסת על ידי מי שאינם מורשים לכך.

מדפסת היא ציוד משרדי חשוב בעסקים רבים והיא צריכה להתאים לעסק ולדרישות שלו. אם תיקחו בחשבון את נפח ההדפסה, מהירות ההדפסה, החיבור לרשת, האבטחה ותכונות המדפסת – תוכלו להבטיח שאתם אכן רוכשים את המדפסת המתאימה והחסכונית ביותר האפשרית.