זמן שווה יותר מכסף – נהלו את הזמן שלכם בתבונה
בקצב החיים העכשווי אנו מוצאים את עצמנו עמוסים במטלות רבות הן בעבודה והן בבית ולעיתים המצב יוצא מכלל שליטה. אנו מוצאים עצמנו עסוקים מהשכם בבוקר ועד השעות המאוחרות של הלילה.
תשומת לב והכרה במצב יעזרו לנו למצוא את האיזון והדרך המתאימה לנו כך שנספיק לעשות את הדברים החשובים באמת, נדע לוותר על מה שאפשר וכך נוכל להנות, להיות רגועים ולהרגיש שאנו שולטים בחיינו.
להלן מס’ דרכים שיעזרו לנו לנהל בצורה יעילה את השעות הרבות שאנו מבלים במשרד:
1. רשימת מטלות – רצוי להכין בסוף כל שבוע רשימת מטלות לשבוע הבא ולדרג אותן לפי סדר החשיבות והדחיפות. על פי רשימה זו נדע גם כיצד לארגן כל יום מימות השבוע. אם יש לנו משהו דחוף שחייב להעשות ביום א’ למשל, נפנה לנו זמן ביום זה כך שנוכל לבצע משימה זו.
כדאי לעבור על הרשימה במהלך היום ולבדוק כיצד אנו מתקדמים, להוסיף מטלות חדשות ולמחוק את מה שכבר ביצענו.
2. סדרי עדיפויות – בתקופות שהעבודה היא רבה מומלץ לערוך רשימת מטלות ולבדוק אלו מהמטלות אפשר לדחות לתקופה אחרת, אילו אפשר להטיל על אדם אחר, ואולי על חלקן אפשר לוותר לגמרי.
3. האצלת סמכויות – תחסוך מאיתנו זמן יקר ותאפשר לנו להתפנות לדברים שרק אנו יכולים לעשות. וודאו שיש סביבכם את האנשים הנכונים שיכולים לבצע מטלות שונות ולעזור לכם.
4. זמן שווה כסף – הכוונה היא שאפשר לקנות זמן בכסף. אם ישנן מטלות שגוזלות מכם זמן יקר כי אינן בתחום הבקיאות שלכם, או שאינכם אוהבים לבצע אותן, כדאי לבדוק את האפשרות לרכוש שירות זה מבעל מקצוע.
כך תפנו לעצמכם זמן לעשות את הדברים שאתם באמת אוהבים ויודעים ולא תהיו מתוסכלים מבזבוז הזמן והאנרגיה שאתם משקיעים ללא הצלחה.
5. סביבת העבודה – סביבת עבודה מבולגנת פוגעת בתפקוד, יוצרת לחץ ומעכבת פעילות. מומלץ לסדר את שולחן העבודה בסוף כל יום כדי שנוכל להתחיל את הבוקר בסביבת עבודה מסודרת ונעימה.
6. תחילת יום -רצוי להתחיל את הבוקר עם המשימות שאנו פחות אוהבים, כך ניפטר מהן מהר והן לא יעיקו עלינו במהלך יום העבודה.
7. משימה אחת כל פעם – מומלץ לא לבצע מספר משימות בעת ובעונה אחת. מעבר וערבוב בין משימות/פרויקטים גורם לבסוף לעיכוב, לחוסר ריכוז ולתוצאות בלתי שלמות. רצוי להתחיל במשימה, לסיימה ולעבור למטלה הבאה.
8. דלת פתוחה/דלת סגורה – ישנם משרדים בהם התנועה היא רבה והמדיניות מאפשרת כניסה חופשית לכל שאלה. אם אין הדבר מפריע , נעים יותר לשבת עם דלת פתוחה, אך אם יש צורך להתרכז או לסיים משהו דחוף, אפשר לסגור את הדלת עד סיום המשימה. המשימה תסתיים כך בזמן קצר יותר וללא עיכובים.
9. מייל או טלפון – בעידן המודרני אנו נוהגים לבצע דיאלוגים רבים באמצעות המייל. שואלים, מקבלים תשובה, שואלים משהו נוסף, מקבלים שוב תשובה. האם זה הדרך הקצרה יותר ? שווה בדיקה. לעיתים שיחת טלפון תהיה יעילה הרבה יותר מהתעסקות בכתיבת השאלות והתשובות ונקבל את המידע שהיינו זקוקים לו מיידית.
10. רגע, נחים – אין יותר חשוב מזה. מומלץ לעשות פסק זמן קצר במהלך היום למילוי המצברים. מספר דקות של רגיעה, התמתחות, או הליכה של מספר דקות בחוץ, יאפשרו להמשיך את היום במרץ.
נורית לבנון, שימשה כמזכירת מנכ"ל בחברות גדולות במשך 25 שנה.
סדר וארגון הינם כישוריה הטבעיים והיא מיישמת אותם בליווי לעסקים קטנים ובינוניים להתנהלות אפקטיבית ושיפור התפקוד של בעלי העסקים.
מדריכה גם מזכירות במשרדים לייעול שיטות התיוק.
אופיס סיסטם – השיטה שתארגן לך את המשרד, הוקמה בשנת 2008 ומאז ביצעה פרויקטים רבים של סדר וארגון בחברות קטנות וגדולות כאחד.
אתר: www.o-sys.co.il טל’: 054-5650788
