סדר וארגון יכולים לשדרג את העבודה, לקצר זמנים, לייעל את מרבית הפעולות וליצור סביבה נעימה שבה הרבה יותר קל להתרכז בעבודה. בעוד שעובדים רבים מבלים מדי יום שעות רבות במשרד, יש בדרך כלל הרבה דברים שאפשר לעשות כדי לשפר את סביבת העבודה כך שתהיה הרבה יותר נעימה ותשרת אתכם באופן טוב יותר ובכלל, אם כבר צריך לעבוד במשרד מדוע לא לעשות את זה בסביבה מסודרת ונעימה יותר?
לפניכם טיפים לארגון המשרד (או לפחות את העמדה שלכם) כך שתעבדו באופן יעיל והרבה יותר נעים
את הטיפים בחרנו לחלק לשלוש קבוצות. הראשונה הציוד שכדאי מאוד שיהיה לכם בהישג יד, השנייה מתייחסת לארגון סביבת העבודה ולבסוף בחרנו לחלוק מספר טיפים שיעזרו לכם לעשות יותר בפחות כסף.
איזה ציוד משרדי אתם צריכים?
אחד הדברים המפתיעים במשרדים רבים הוא המחסור בציוד הכרחי לעומת עודף בציוד שהיה אפשר לוותר עליו בקלות. לא מצליחים למצוא קלסר משרדי בגודל המתאים? צריכים לבקש שדכן סיכות מהעובד השכן שלכם? חיפוש מעטפה מתאימה הופך למשימה בלתי אפשרית? שוב פעם נתקעתם בלי סוללות לעכבר האלחוטי? אתם ממש לא לבד. מדובר בתופעה רווחת במקומות עבודה רבים והמפתיע בכל העניין הזה הוא שלעתים מדובר בשגרה וכמו בכל הרגל – כמעט תמיד קשה לזהות את הכשלים היום יומיים.
איך יוצאים מהפלונטר? עושים סדר! ואין דרך טובה יותר מלחזור לראשית התהליך ולערוך רשימה מסודרת של ציוד הכרחי.
לא צריך להמציא את הגלגל מחדש ומומלץ להתבסס על רשימת ציוד משרדי מומלצת תוך התמקדות במה שאתם צריכים לביצוע המטלות היומיות שלכם תוך השוואת מחירים של מספר ספקים (על כך נרחיב בהמשך).
סביבת עבודה מאורגנת
ציוד משרדי מתאים בהישג יד מהווה חלק מרכזי בארגון סביבת העבודה אך כדי להשלים את התמונה צריך לתת את הדעת גם למבנה של עמדת העבודה.
כיסא אורתופדי – העבודה במשרד נמשכת שעות רבות שבמהלכן אתם נמצאים בתנוחת ישיבה. מעבר לכך שמדובר בתנוחה לא טבעית, חשוב מאוד להקפיד על שימוש בכיסא משרדי אורתופדי. זה יכול להיות יקר יותר ביחס לכיסאות משרדיים רגילים אבל יעזור לכם להיות הרבה יותר מרוכזים, לשבת בנוחות ואף למנוע פגיעות פיזיולוגיות בעתיד.
שולחן מתכוונן – ידעתם שעל פי מחקרים מומלץ לעבוד מדי פעם בעמידה? מסתבר ששולחן מתכוונן לגובה, כזה משאפשר לכם לעבוד בעמידה, יכול לתרום לריכוז ולבריאות שלכם.
ארגון הכבלים – הכבלים של החשמל ושל המחשב מתפזרים על הרצפה או על השולחן? הגיע הזמן לסדר אותם וזה הרבה יותר פשוט וזול ממה שאתם חושבים.
שימוש באוגדנים/מארגנים לכבלים יהפוך את ים החוטים לכבל שרשורי לבן או שחור – הרבה יותר אסתטי, מסודר ונעים לעין.
מפצל USB – הרבה מאוד פריטים מתחברים אל יציאת ה-USB של המחשב שלכם, מה שמביא לא פעם להוצאת המטען (או כל פריט אחר) כדי לחבר משהו אחר.
במקום זאת מומלץ להיעזר במפצל USB. אם אתם רוצים ללכת על האפשרות הטובה ביותר, מומלץ מפצל עם כבל מאריך כך שהכל יהיה במיקום נוח ובהישג יד.
עבודה יעילה וחסכונית
את מרבית המשימות במשרד ניתן לעשות בדרך כלל בעלויות זולות יותר, מה שאולי נראה לא משמעותי בטווח הקרוב אך לאורך זמן מדובר בחיסכון משמעותי ויש מספר מרכיבים שמומלץ לבדוק.
מדפסת מתאימה – לרכישת מדפסת מתאימה יש חשיבות משמעותית באיכות ועלויות התפעול. בעוד שבמשרד ביתי ניתן להסתפק במדפסת דיו זולה, במשרדים גדולים שבהם המדפסת עובדת שעות נוספות, מומלץ להצטייד במדפסת לייזר איכותית יקרה יותר אך כזאת שמדפיסה מהר ובעיקר במחיר זול יותר של הדפסה לעמוד.
ספק ציוד משרדי – בחירת ספק ציוד משרדי באופן הנכון יכולה לעזור לכם להוזיל את העלויות ולשפר את ההתנהלות היומית.
מומלץ לבחור בספק עם מגוון רחב של מוצרים עם משלוחים מהירים בעלויות זולות או חינמיות. באופן כללי כדאי לבחון מספר הצעות של ספקים שונים תוך מיקוד בציוד שאתם צורכים בכמויות הגבוהות ביותר.
בנוסף מומלץ לבחון רכישה של כמויות מרוכזות (לדוגמה בדפי a4למדפסת) מאחר שבאופן הזה תוכלו להוזיל את המחירים בעשרות אחוזים.
שילוב של כל המרכיבים
שילוב של שלושת המרכיבים באופן חלקי או מלא עשוי לשפר את איכות העבודה מבחינת יעילות, ביצוע וחיסכון בזמן הן ברמה האישית של כל עובד במשרד והן ברמה הארגונית. צאו מהחשיבה השגרתית ובתוך זמן קצר תגלו כמה פערים קיימים בין הרצוי למצוי וחשוב מכך – כמה קל לתקן את הליקויים האלו.
