הצלחה של עסק בנוי ממרכיבים רבים מאד. אחד המרכיבים הוא הנראות של העסק, מה שהוא משדר והעיצוב שלו. משרד מעוצב יכול להשפיע על מי שנמצא בתוך המשרד ועובד בו והוא משפיע על התפיסה של הלקוחות את העסק.
משרד מעוצב תורם לתדמית של העסק כיוון שאם הוא מתוכנן נכון הוא משדר ללקוחות שלו במה הוא עוסק, מהם ערכי הליבה שלו והוא מעביר את המסרים שנכון ללקוחות לקלוט ממנו.
תפיסת המשרד על ידי הלקוח
אחת הסיבות להשקיע במשרד מעוצב היא התפיסה של הלקוחות את העסק. הלקוחות אשר נכנסים אל העסק מושפעים דבר ראשון ממה שהם רואים. ברגע שהלקוחות רואים משרד מעוצב, מסודר ומרשים, הם נוטים לייחס לו גם מקצועיות גבוהה יותר. אפשר ליצור תדמית לעסק באמצעות משרד מעוצב ולא מעט בעלי משרדים בוחרים להשתמש בצעד העיצוב לפני שהם מתחילים לעבוד או כאשר הם רוצים ליצור שינוי תדמיתי של העסק.
התנהלות נוחה ונעימה עבור בעל העסק
משרד מעוצב הוא לא רק משרד שנראה יפה ונעים, הוא משרד מסודר אשר מתאים לצורך של האנשים שנמצאים ועובדים בו. במשרדים שאינם מאורגנים אפשר לראות בזבוז זמן (ששווה כסף) על פעולות כמו חיפוש מסמכים, סידור וארגון חוזר והדבר מוביל להתנהלות לא נכונה במקום. כל אלה יכולים להיחסך לעובדים במשרד אם רק מארגנים אותו נכון ומעצבים אותו לפי אופי העבודה ולפי מה שרוצים לשדר במקום. התנהלות נכונה בעסק מובילה לתוצאות טובות יותר ומובן שההתנהלות הפנימית משפיעה גם על הלקוחות שמגיעים אל המקום.
איך בוחרים עיצוב למשרד
בחירת עיצוב למשרד היא אינה דבר של מה בכך. רוב בעלי המשרדים מזמינים אליהם מעצבת כדי שהיא תבצע את התכנון של המקום ותעזור לבצע את העבודה בפועל (מבחינת הבחירות השונות של מה שצריך להיות במשרד). המעצבת חייבת להתחשב במרכיבים שונים של העסק כדי לבצע תכנון נכון למשרד ובין המרכיבים:
אופי העבודה – אחד המרכיבים שתבחן מעצבת משרדים הוא כיצד מתבצעת העבודה במקום ומהן הדרישות מבחינת אופי העבודה. ישנו הבדל בצורך העיצובי בין משרד שעובד מול מסמכים רבים (כמו למשל משרד של רואי חשבון) לבין משרד שבו ישנה עבודה ממוחשבת או משרד שבו רוצים ליצור אווירה יצירתית ויוצאת דופן.
מה רוצים לשדר – כדי לעצב את המשרד המעצבת צריכה להבין מה המשרד אמור לשדר לאנשים אשר מגיעים אליו (העובדים, הלקוחות והלקוחות הפוטנציאליים). ההחלטה מה לשדר בעיצוב היא אינה גחמה של רגע אלא תיקבע על פי אופי העסק, התחום שבו הוא עוסק והעקרונות שחשוב לו להעביר לסביבה.
תקציב ופתרונות יצירתיים – מרכיב שיש להתחשב בו ולהציב אותו לפני כל פעולת העיצוב הוא התקציב. מי שקובע את התקציב הוא מזמין השינוי והמעצבת אשר מתכננת את העיצוב מתחשבת בנתון זה במהלך התכנון ובשלב ביצוע העבודה המתבקשת.
תהליך עיצוב המשרד
כדי לעצב את המשרד יש לבצע תכנון מוקפד והוצאה של התכנון לפועל. משרד שמזמין אליו מעצבת יעבוד איתה בשיתוף פעולה לפי מה שייקבע בין השניים בתחילת הדרך (ישנם בעלי משרדים שרוצים להיות מעורבים מאד וישנם בעלי משרדים שמעדיפים לתת יד חופשית למעצבת).
חשוב להבין כי המטרה של תכנון העיצוב היא ליצור את התדמית הנכונה למשרד ולהתאים את הנראות שלו לעקרונות של העסק. כלומר, לא מספיק להסתכל על משרדים מעוצבים ועל פתרונות שונים שאפשר לרכוש אותם אלא לבחור במעצבת שתתכנן את המשרד כך שהוא ישדר ללקוחות את המסרים הנכונים, אלו שבחר העסק לחרוט על דגלו.
