מתכננים את הכנס הבא שלכם או את התערוכה שבה תציגו את הדגמים החדשים של החברה? כל אירוע עסקי דורש הכנה מוקדמת, כשיש מאפיינים הייחודיים לכל תעשייה. אך יש מספר טיפים כלליים שנוכל לתת בתחום הפקת אירועים עסקיים הרלוונטיים לכל נישה. מהחטיפים הקטנים שילוו את האירוע, ועד לקביעת האג’נדה והאולם. אז איך תהפכו את האירוע העסקי שלכם להצלחה מסחררת?

בחירת המיקום בהתאם לכמות המוזמנים

אירועים עסקיים לרב מלווים במערך פרסום מקיף, אך בניגוד לחתונה או אירוע פרטי אחר, רוב המוזמנים אינם מאשרים מראש את הגעתם. לכן, מומלץ לבחור אולם יכול להכיל את כמות המשתתפים המקסימלית, אך גם ניתן לחלקו באמצעות מחיצות דקורטיביות לאולמות קטנים יותר, המותאמים לכמות משתתפים נמוכה. התחושה באולם צריכה להיות כי הוא מלא, אך לא גדוש ומעיק – גם אם הגיעו לאירוע 100 איש או 500 איש.

מזון ושתייה

הפקת אירוע עסקי תלווה לרוב בקייטרינג בהתאם לסוג האירוע. אם מדובר באירוע יוקרתי, המיועד לאנשי עסקים ברמה סוציואקונומית גבוהה, חשוב להקפיד על קייטרינג איכותי ברמה המתאימה. אם מדובר על אירוע עממי יותר, רצוי לבחור במגוון רחב של מנות, המותאמות גם לבעלי אלרגיות שונות (לחלב למשל), לשומרי כשרות או לצמחונים. כך, תשמרו על אווירה נעימה, ותחושת נוחות בקרב מרבית האורחים שלכם.

ומה עם משקאות אלכוהוליים? חשוב לזכור, כי אם באירוע עשויים להיות מוזמנים צעירים, ורצוי להגיש אלכוהול רק במתחמים שבהם ברמן יכול לבדוק את גיל האורח. טיפ חשוב נוסף בתחום זה – מומלץ להגיש את הקייטרינג במנות קטנות, שקל לשאת על צלוחית, משום שבאירועים עסקיים רבים מגיעים על מנת ליצור קשרים חברתיים, ונעים מחלקו האחד של האולם לאחר בזמן שיחה ערה.

התאריך בו יתקיים האירוע

בחרתם אירוע עסקי בתאריך שבו האולם הציע הנחה ניכרת? בדקו האם מדובר, במקרה, בזמן משחק הסיום של המונדיאל. בחינה של האירועים באותו התאריך (בחיפוש פשוט בגוגל) תחסוך לכם עוגמת נפש רבה כאשר תגלו כי רבים מהאורחים שלכם העדיפו לבלות על הספה באותו הערב. כמו כן, רצוי לתכנן את האירוע מספיק זמן מראש, ולפרסמו או לשלוח הזמנות אישיות, על מנת שהאורחים יוכלו לפנות את הזמן, ולציינו ביומן, בשגרת החיים הלחוצה המאפיינת את החברה כיום.

איך מגיעים לאירוע?

עוד טיפ חשוב בכל הפקה של אירועים עסקיים הוא הדרך בה יגיעו המוזמנים לאירוע. מומלץ לבחור מיקום מרכזי, שקל להגיע אליו לא רק ברכב אלא גם בתחבורה ציבורית. אם האירוע מיועד לקהל הרחב, מומלץ לבחור במקום מוכר, בעל מוניטין, ואם מדובר באירוע מצומצם ואקסקלוסיבי יותר תוכלו לדאוג גם להסעות אישיות לאירוע.

תכנון לוח הזמנים

אם האירוע שלכם מלווה בהרצאות, מומלץ לשמור את המרצים הפופולאריים ביותר לחלק השני של האירוע שלכם. כך, תיצרו ציפייה גדולה יותר להרצאה או להשקה זו. כמו כן, רבים נוטים להגיע לאירועים כאלה שעה או שעתיים לאחר שהחלו – ולכן דחייה של ההרצאה החשובה לסופו של האירוע תבטיח שמרבית המשתתפים יהיו בו.

כעת אתם מוכנים להציג את החברה שלכם באירוע עסקי נפלא, ובלתי נשכח.