עיריית כפר סבא מובילה בתחום השירות, והשבוע קיבלה חותמת לכך בזכייתה בפרס השירות היוקרתי של המרכז הישראלי לניהול. העירייה העפילה למקום השלישי והמכובד בקטגורית “השירות מתחיל מבפנים” לאחר מלונות פתאל שזכו במקום הראשון ולאומי קארד שזכו במקום השני. במסגרת זו, הגישה העירייה לוועדת הפרס את תכנית שירות הפנים, “משימה אפשרית”, שמוביל אגף שירות והסברה בניהולה של סמנכ”לית שירות והסברה- צאלה וקסמן גונן ובניהולו של מנהל מחלקת שירות- ליאור גפן. כחלק מהטקס החגיגי שהתקיים לאחרונה, תכנית זו הוכתרה כמהלך גדול בארגונים ציבוריים ועל כך קיבל האגף גם תעודת הצטיינות.
“משימה אפשרית” היא תכנית עבודה חוצת ארגון, שמטרתה ייעול ושיפור תהליכים במחלקות הליבה הפנים ארגוניות: משאבי אנוש, כוח אדם, שכר, רכש, מחשוב, תחזוקת מבנים וגני ילדים. זאת מתוך האמונה כי עובד שיקבל שירות מצוין יעניק כזה גם לתושבים.
כתוצאה מתהליך זה, המחלקות והאגפים עברו שינויים תפעוליים וניהוליים רחבים, ועקב כך הפך שירות הפנים לנגיש, יעיל וידידותי יותר. בין היתר, כחלק מתוכנית זו: בוצעו קיצורי תהליכים בירוקרטיים, הוטמעה מערכת לניהול פניות העובדים, שקיפות הליך הטיפול בפנייה באמצעות מסרונים לטלפון הנייד, טפסים דיגיטליים: תלוש שכר, טופס 101 וטופס 106, “ספיד דייט”- עובדי האגף מגיעים למשרדי העובדים באופן אישי ונותנים מענה בנושאי טיפולם ורבים נוספים.
במחלקת גני הילדים בוצע מהלך ייחודי שנתן מענה לסייעות המועסקות בגני הילדים. כחלק ממהלך זה הוקם מרכז שירות פנים שאיגד את כלל השירותים לסייעות תחת קורת גג אחת. כמו כן, פותחה תכנית תמריצים לסייעות על מנת להוריד את כמות הסייעות הנעדרות ביום, פיתוח מערכת דיגיטלית להחתמת שעון הנוכחות ודיווחי השעות ורבים נוספים.
נוסיף גם, במטרה להעניק שירות מצוין לתושבים בוצעו מספר מהלכים לרתימת העובדים, ביניהם: תחרות “שירות עם משמעות”- הוקרה לעובדים על שירות מצוין שהעניקו, תחרות למציאת הפנסים המקולקלים בעיר וטיפולם, ניוזלטר “נקודת מבט”, שמציף את מדדי המענה של כל מחלקה, אמנות שירות לכל אגף שמאגדות את זמני התקן לכל שירות, פנים וחוץ ועוד.
פרס השירות של המרכז הישראלי לניהול הוא תחרות מוערכת ויוקרתית שמתקיימת הן במגזר הפרטי והן במגזר הציבורי, ובה השתתפו מגוון גופים, חברות, עמותות, רשויות מקומיות ועוד. התחרות כללה מספר רחב של שלבים, בין היתר: סקר שירות, הגשת תכנית העבודה וההישגים של הרשות בתחום השירות, פרזנטציה בקרב חבר השופטים ועוד.
ראש העיר, רפי סער, “אנו רואים חשיבות עליונה בייעול השירותים הניתנים לעובדים, שמהווים את מקום המפגש עם התושב. זאת מתוך האמונה שעובד שמקבל שירות מצוין יעניק כזה גם לעובדים. בשנים הבאות אנו נשקיע משאבים רבים בפתרון האתגרים המשמעותיים שעומדים בפנינו ובייעול השירותים העירוניים והנגשתם. אני גאה בקבלת פרס השירות אותו קיבלנו ומברך את העוסקים במלאכה חשובה זו”.
מ”מ וסגן ראש העיר, עו”ד איתן צנעני: “כממונה בעירייה על השירות לתושב, אני רואה חשיבות רבה ביותר למתן השירות הטוב ביותר לתושבי העיר. ההישג המרשים בתחרות הינו ביטוי לתוצאות ההשקעה הרבה של העירייה בייעול שירות הפנים”.
