כך תבחרו נכון תוכנה לניהול עסק
העסק שלכם צריך תוכנה שתעזור לו להתנהל טוב יותר? כאן נסביר איך תוכלו לבחור את התוכנה המתאימה ביותר לעסק שלכם ולצרכים שלו!
מהי תוכנה לניהול עסק?
בעולם התוכנה הבינו כבר מזמן, שלכל עסק יש צרכים דומים אך שונים בכל הנוגע לניהול שלו ולכן חברות תוכנה שונות מציעות אפשרויות שונות. חשוב להבין, שאין תוכנה לניהול עסק אחת שמתאימה לכל העסקים ועונה על כל הצרכים של העסק, אלא יש סוגים שונים של תוכנות, שמייעלות תהליכים בתחומי העסק השונים. לדוגמה, יש תוכנה לניהול קשרי לקוחות, תוכנה לניהול תהליכים שיווקיים, תוכנה לניהול הכספים וכך הלאה.
השלב הראשון
השלב הראשון בבחירת תוכנה לניהול עסק הוא איתור הצורך של העסק. הכוונה היא לכך, שיש עסקים שצריכים ייעול בעיקר בתחום הפיננסי ויש כאלו, שצריכים בעיקר בתחום המכירות. ברגע שתזהו את הצורך של העסק שלכם, יהיה לכם הרבה יותר קל לבחור עבורו את התוכנה המתאימה.
השלב השני
חלק חשוב נוסף בבחירת תוכנה לעסק דומה מאוד לחלק עיקרי בתהליך השיווק – הגדרת קהל היעד. הכוונה היא לכך, שחשוב לדעת מי אמור להשתמש בתוכנה ולהתאים בין המשתמשים לבין התוכנה. כלומר, על התוכנה להיות ידידותית למשתמש וכדי שהיא תהיה כזו, עליה להיות דומה לתוכנות אחרות שהעובדים מכירים. לדוגמה, אם מדובר על תוכנה לשימוש מחלקת הכספים, מומלץ שתהיה דומה למערכות של הנהלת חשבונות וכדומה.
השלב השלישי
בשלב הזה נכנס התקציב המוגדר לצורך זה לתמונה, מפני שזה הזמן לקבל החלטה כמה אתם מוכנים להשקיע בתוכנה שאתם רוכשים. לדוגמה, באפשרותכם לרכוש תוכנה לניהול עסק קיימת, בה לא תוכלו לערוך שינויים ואליה העובדים יצטרכו להתאים את עצמם, או להשקיע יותר כסף ולאפיין תוכנה ייעודית לעסק שלכם, שתיתן מענה כולל לצרכים של העסק ותתאים הרבה יותר לסגנון העבודה של העובדים שלכם.
השלב הרביעי
השלב הרביעי הוא השלב, שבו אתם בוחרים בית תוכנה, שיפתח את התוכנה הרצויה לכם. שלב זה הינו שלב מאוד חשוב, מפני שהוא ישפיע ישירות על התוכנה שתקבלו בסופו של התהליך. היות שכך, חשוב לבחור בית תוכנה, לפני הכל, לפי תחום ההתמחות שלו ולוודא, שהם אכן מתמחים בפיתוח תוכנות מהסוג הנחוץ לכם. כמו כן, מומלץ לבקש לראות דוגמאות לעבודות שבית התוכנה ביצע בעבר עבור לקוחות אחרים, בין היתר, כדי לקבל גם רעיונות לאפיון יעיל ומוצלח יותר של התוכנה שלכם.
השלב האחרון
השלב האחרון הוא שלב הביצוע והוא מתחיל באפיון התוכנה הנחוצה לכם והתאמתה לצרכים הייחודיים של העסק שלכם. לאחר שלב האפיון מגיע שלב הפיתוח שלה ובסופו – אתם מקבלים תוכנה לניהול עסק, שמותאמת באופן מדויק למה שהעסק שלכם צריך. מה שחשוב לזכור הוא, שמדובר על תהליך שלוקח זמן ולכן חשוב להתאזר בסבלנות עד לקבלת התוכנה והטמעתה בעסק.
